随着信息化的发展,企业管理方式也随之发生了变化,而电子文档管理系统的出现,将信息化管理带入了一个新的高度。电子文档管理系统是一种以计算机技术为基础的新型文档管理工具,通过对文档的高效管理,让企业管理更加高效、便捷。
传统的文档管理方式繁琐而低效:文件纸质归档容易遗失、便于翻阅的文件编排困难、文件分类容易混淆等问题困扰着企业,而采用电子文档管理系统的企业,则拥有了更加高效真正的文档管理方式。电子文档管理系统的基本功能包括文档库、权限控制、版本管理、检索等,让企业管理人员可以便捷地找到需要的文件,也可以快速地查看被授权人拥有的权限。
不仅如此,电子文档管理系统通过建立文档版本管理区,可以检查版本内容、修订日期等具体信息,方便企业管理人员对文件进行详细的追踪,并增加文档的安全性。
最让企业感到难以承受的是不断增长的文档管理成本,电子文档管理系统不仅降低了文件存储数量,更节约了文件管理所需要的人工及物力资源,真正做到了“简化管理,提高效率”的目的。